POLITYKA BEZPIECZEŃSTWA
INFORMACJI
w
Kancelaria Adwokacka G&G Rafał Guzik
[nazwa kancelarii]25.05.2018 r.
[data sporządzenia]Niniejsza Polityka bezpieczeństwa, zwana dalej Polityką, została sporządzona
w celu wykazania, że dane osobowe są przetwarzane i zabezpieczone
zgodnie z wymogami prawa, dotyczącymi zasad przetwarzania i zabezpieczenia
danych w kancelarii, w tym z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego
i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fi zycznych
w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego
przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej RODO).
Definicje:
1. Administrator Danych Kancelaria Adwokacka G&G Rafał Guzik [nazwa kancelarii]
2. Dane osobowe – wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej
do zidentyfikowania osoby fizycznej
3. System informatyczny – zespół współpracujących ze sobą urządzeń, programów,
procedur przetwarzania informacji narzędzi programowych zastosowanych
w celu przetwarzania danych
4. Użytkownik – osoba upoważniona przez Administratora Danych do Przetwarzania
danych osobowych
5. Zbiór danych – każdy uporządkowany zestaw danych o charakterze osobowym,
dostępny według określonych kryteriów
6. Przetwarzanie danych – jakiekolwiek operacje wykonywane na Danych osobowych,
takie jak zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, opracowywanie,
zmienianie, udostępnianie i usuwanie w formie tradycyjnej oraz w systemach
informatycznych
7. Identyfikator użytkownika – ciąg znaków literowych, cyfrowych lub innych
jednoznacznie identyfikujący osobę upoważnioną do przetwarzania danych
osobowych w systemie informatycznym (Użytkownika) w razie Przetwarzania
danych osobowych w takim systemie
8. Hasło – ciąg znaków literowych, cyfrowych lub innych, znany jedynie osobie
uprawnionej do pracy w systemie informatycznym (Użytkownikowi) w razie
przetwarzania danych osobowych w takim systemie
9. Uwierzytelnianie – działanie, którego celem jest weryfikacja deklarowanej
tożsamości podmiotu (Użytkownika).
I. Postanowienia ogólne
1. Polityka dotyczy wszystkich Danych osobowych przetwarzanych
w Kancelaria Adwokacka G&G Rafał Guzik [nazwa kancelarii], niezależnie
od formy ich przetwarzania (przetwarzane tradycyjnie zbiory ewidencyjne,
systemy informatyczne) oraz od tego, czy dane są lub mogą być
przetwarzane w zbiorach danych.
2. Polityka jest przechowywana w wersji elektronicznej oraz w wersji papierowej w siedzibie Administratora.
3. Polityka jest udostępniana do wglądu osobom posiadającym upoważnienie
do przetwarzania danych osobowych na ich wniosek, a także osobom, którym
ma zostać nadane upoważnienie do przetwarzania danych osobowych,
celem zapoznania się z jej treścią.
4. Zgodnie z art. 6 ustawy z 26 maja 1982 r. Prawo o Adwokaturze Dane osobowe
przetwarzane w Kancelaria Adwokacka G&G Rafał Guzik [nazwa
kancelarii], a uzyskane w związku z udzielaniem pomocy prawnej przez
adwokata, objęte są tajemnicą adwokacką. Adwokata nie można zwolnić od
obowiązku zachowania tajemnicy zawodowej co do faktów, o których dowiedział
się udzielając pomocy prawnej lub prowadząc sprawę.
5. W zakresie przetwarzania danych pozyskanych w związku z wykonywaniem
czynności objętych tajemnicą adwokacką Administrator stosuje się do wskazanych
powyżej przepisów dotyczących zachowania tajemnicy zawodowej.
6. Dla skutecznej realizacji Polityki Administrator Danych zapewnia:
a) odpowiednie do zagrożeń i kategorii danych objętych ochroną środki
techniczne i rozwiązania organizacyjne,
b) kontrolę i nadzór nad Przetwarzaniem danych osobowych,
c) monitorowanie zastosowanych środków ochrony.
7. Monitorowanie przez Administratora Danych zastosowanych środków
ochrony obejmuje m.in. działania Użytkowników, naruszanie zasad dostępu
do danych, zapewnienie integralności plików oraz ochronę przed
atakami zewnętrznymi oraz wewnętrznymi.
8. Administrator Danych zapewnia, że czynności wykonywane w związku
z przetwarzaniem i zabezpieczeniem danych osobowych są zgodne z niniejszą
polityką oraz odpowiednimi przepisami prawa.
II. Dane osobowe przetwarzane
u administratora danych
1. Dane osobowe przetwarzane przez Administratora Danych gromadzone są
w zbiorach danych.
2. Administrator danych nie podejmuje czynności przetwarzania, które mogłyby
się wiązać z poważnym prawdopodobieństwem wystąpienia wysokiego
ryzyka dla praw i wolności osób. W przypadku planowania takiego działania
Administrator wykona czynności określone w art. 35 i nast. RODO.
3. W przypadku planowania nowych czynności przetwarzania Administrator
dokonuje analizy ich skutków dla ochrony danych osobowych oraz uwzględnia
kwestie ochrony danych w fazie ich projektowania.
4. Administrator danych prowadzi rejestr czynności przetwarzania. Wzór rejestru
czynności przetwarzania stanowi Załącznik nr 1 do niniejszej poli tyki.
III. Obowiązki i odpowiedzialność w zakresie
zarządzania bezpieczeństwem
1. Wszystkie osoby zobowiązane są do przetwarzania danych osobowych
zgodnie z obowiązującymi przepisami i zgodnie z ustaloną przez Administratora
Danych Polityką Bezpieczeństwa, Instrukcją Zarządzania Systemem
Informatycznym, a także innymi dokumentami wewnętrznymi
i procedurami związanymi z Przetwarzaniem danych osobowych
w Kancelaria Adwokacka G&G Rafał Guzik. [nazwa kancelarii].
2. Wszystkie dane osobowe w Kancelarii są przetwarzane z poszanowaniem zasad
przetwarzania przewidzianych przez przepisy prawa:
a) W każdym wypadku występuje chociaż jedna z przewidzianych przepisami
prawa podstaw dla przetwarzania danych.
b) Dane są przetwarzane są rzetelnie i w sposób przejrzysty.
c) Dane osobowe zbierane są w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych
celach i nieprzetwarzane dalej w sposób niezgodny z tymi celami.
d) Dane osobowe są przetwarzane jedynie w takim zakresie, jaki jest niezbędny
dla osiągnięcia celu przetwarzania danych.
e) Dane osobowe są prawidłowe i w razie potrzeby uaktualniane.
f ) Czas przechowywania danych jest ograniczony do okresu ich przydatności
do celów, do których zostały zebrane, a po tym okresie są one anonimizowane
bądź usuwane.
g) Wobec osoby, której dane dotyczą, wykonywany jest obowiązek informacyjny
zgodnie z treścią art. 13 i 14 RODO.
h) Dane są zabezpieczone przed naruszeniami zasad ich ochrony.
3. Administrator danych nie przekazuje osobom, których dane dotyczą, informacji
w sytuacji, w której dane te muszą zostać poufne zgodnie z obowiązkiem
zachowania tajemnicy zawodowej (art. 14 ust 5 pkt d RODO).
4. Za naruszenie lub próbę naruszenia zasad przetwarzania i ochrony Danych
osobowych uważa się w szczególności:
a) naruszenie bezpieczeństwa Systemów informatycznych, w których przetwarzane
są dane osobowe, w razie ich przetwarzania w takich systemach;
b) udostępnianie lub umożliwienie udostępniania danych osobom lub podmiotom
do tego nieupoważnionym;
c) zaniechanie, choćby nieumyślne, dopełnienia obowiązku zapewnienia
danym osobowym ochrony;
d) niedopełnienie obowiązku zachowania w tajemnicy Danych osobowych
oraz sposobów ich zabezpieczenia;
e) przetwarzanie Danych osobowych niezgodnie z założonym zakresem
i celem ich zbierania;
f ) spowodowanie uszkodzenia, utraty, niekontrolowanej zmiany lub nieuprawnione
kopiowanie Danych osobowych;
g) naruszenie praw osób, których dane są przetwarzane.
5. W przypadku stwierdzenia okoliczności naruszenia zasad ochrony danych
osobowych Użytkownik zobowiązany jest do podjęcia wszystkich niezbędnych
kroków, mających na celu ograniczenie skutków naruszenia i do niezwłocznego
powiadomienia Administratora Danych,
6. Do obowiązków Administratora Danych w zakresie zatrudniania, zakończenia
lub zmiany warunków zatrudnienia pracowników lub współpracowników
(osób podejmujących czynności na rzecz Administratora Danych na podstawie
innych umów cywilnoprawnych) należy dopilnowanie, by:
a) pracownicy byli odpowiednio przygotowani do wykonywania swoich
obowiązków,
b) każdy z przetwarzających Dane osobowe był pisemnie upoważniony do
przetwarzania zgodnie z upoważnieniem do przetwarzania danych osobowych
c) każdy pracownik zobowiązał się do zachowania danych osobowych przetwarzanych
w kancelarii w tajemnicy.
7. Pracownicy zobowiązani są do:
a) ścisłego przestrzegania zakresu nadanego upoważnienia;
b) przetwarzania i ochrony danych osobowych zgodnie z przepisami;
c) zachowania w tajemnicy danych osobowych oraz sposobów ich zabezpieczenia;
d) zgłaszania incydentów związanych z naruszeniem bezpieczeństwa danych
oraz niewłaściwym funkcjonowaniem systemu.
IV. Obszar przetwarzania danych osobowych
1. Obszar, w którym przetwarzane są Dane osobowe na terenie Kancelaria Adwokacka G&G Rafał Guzik [nazwa kancelarii],
obejmuje pomieszczenie biurowe kancelarii zlokalizowane w Rynek Główny 9, 32-600 Oświęcim [adres kancelarii].
2. Dodatkowo obszar, w którym przetwarzane są Dane osobowe, stanowią
wszystkie komputery przenośne oraz inne nośniki danych znajdujące się
poza obszarem wskazanym powyżej.
V. Określenie środków technicznych i organizacyjnych
niezbędnych dla zapewnienia poufności, integralności
i rozliczalności przetwarzanych danych
1. Administrator Danych zapewnia zastosowanie środków technicznych i organizacyjnych
niezbędnych dla zapewnienia poufności, integralności, rozliczalności
i ciągłości Przetwarzanych danych.
2. Zastosowane środki ochrony (techniczne i organizacyjne) powinny być adekwatne
do stwierdzonego poziomu ryzyka dla poszczególnych systemów,
rodzajów zbiorów i kategorii danych, Środki obejmują:
a) Ograniczenie dostępu do pomieszczeń, w których przetwarzane są dane
osobowe, jedynie do osób odpowiednio upoważnionych. Inne osoby
mogą przebywać w pomieszczeniach wykorzystywanych do przetwarzania
danych jedynie w towarzystwie osoby upoważnionej.
b) Zamykanie pomieszczeń tworzących obszar Przetwarzania danych osobowych
określony w pkt IV powyżej na czas nieobecności pracowników,
w sposób uniemożliwiający dostęp do nich osób trzecich.
c) Wykorzystanie zamykanych szafek do zabezpieczenia dokumentów.
d) Wykorzystanie niszczarki do skutecznego usuwania dokumentów zawierających
dane osobowe.
e) Ochronę sieci lokalnej przed działaniami inicjowanymi z zewnątrz przy
użyciu sieci firewall.
f ) Wykonywanie kopii awaryjnych danych na dyskach typu pen-drive, zabezpieczonych hasłem.
g) Ochronę sprzętu komputerowego wykorzystywanego u administratora
przed złośliwym oprogramowaniem.
h) Zabezpieczenie dostępu do urządzeń Kancelarii przy pomocy haseł dostępu.
i) Wykorzystanie szyfrowania danych przy ich transmisji.
VI. Naruszenia zasad ochrony danych osobowych
1. W przypadku stwierdzenia naruszenia ochrony danych osobowych Administrator
dokonuje oceny, czy zaistniałe naruszenie mogło powodować ryzyko
naruszenia praw lub wolności osób fizycznych.
2. W każdej sytuacji, w której zaistniałe naruszenie mogło powodować ryzyko
naruszenia praw lub wolności osób fizycznych, Administrator zgłasza fakt naruszenia
zasad ochrony danych organowi nadzorczemu bez zbędnej zwłoki
– jeżeli to wykonalne, nie później niż w terminie 72 godzin po stwierdzeniu
naruszenia. Wzór zgłoszenia określa załącznik nr 3 do niniejszej polityki.
3. Jeżeli ryzyko naruszenia praw i wolności jest wysokie, Administrator zawiadamia
o incydencie także osobę, której dane dotyczą.
VII. Powierzenie przetwarzania danych osobowych
1. Administrator Danych Osobowych może powierzyć przetwarzanie danych
osobowych innemu podmiotowi wyłącznie w drodze umowy zawartej w formie
pisemnej, zgodnie z wymogami wskazanymi dla takich umów w art. 28
RODO i tylko jeżeli są to dane, które może ujawnić bez naruszenia adwokackiej
tajemnicy zawodowej.
2. Przed powierzeniem przetwarzania danych osobowych Administrator w miarę
możliwości uzyskuje informacje o dotychczasowych praktykach procesora
dotyczących zabezpieczenia danych osobowych.
VIII. Przekazywanie danych do państwa trzeciego
1. Administrator Danych Osobowych nie będzie przekazywał danych osobowych
do państwa trzeciego, poza sytuacjami w których następuje to na wniosek
osoby, której dane dotyczą.
IX. Postanowienia końcowe
1. Za niedopełnienie obowiązków wynikających z niniejszego dokumentu pracownik
ponosi odpowiedzialność na podstawie Kodeksu pracy, Przepisów
o ochronie danych osobowych oraz Kodeksu karnego w odniesieniu do danych
osobowych objętych tajemnicą zawodową.
